Advohelp.nl Informatie & Support site van CARE Consultants

  

 

AdvoPerfect voor Office 

Stephan Neumann -ooit de auctor intellectualis achter Legal Aid en Legal Eagle- brengt sedert enige tijd een advocatenprogramma op de markt onder de naam AdvoPerfect.

 

CARE Consultants  levert onder de naam APXML2015 een hulpprogramma dat een directe koppeling legt tussen AdvoPerfect voor Office enerzijds en de Microsoft-programma’s anderzijds. Uitgangspunt daarbij is het gemak voor de gebruiker(s). Het gebruiken -en het zelf toevoegen- van modeldocumenten moet zo eenvoudig mogelijk zijn. De getoonde vensters moeten in één oogopslag alle noodzakelijke en wenselijke informatie geven. Verder wordt een vaste -en begrijpelijke- structuur voor de -geautomatiseerde- documentopslag geboden, die gebonden is aan het geselecteerde zaakdossier. Daarmee wordt bereikt dat documenten altijd en onder alle omstandigheden snel en trefzeker worden teruggevonden. 

Het systeem kent onderliggende Word-sjablonen als basis voor ieder document. Met behulp van deze sjablonen kan op eenvoudige wijze een uniforme kantoor lay-out worden bereikt. Voor kantoor­combinaties waarbinnen de advocaten als zelfstandigen opereren -met bijvoorbeeld eigen briefpapier- kunnen de sjablonen per advocaat worden gemaakt en -automatisch- worden gekozen.Wanneer een kantoor een printer met verschillende papierladen gebruikt, kan een automatische aansturing van de correcte printerlade worden gerealiseerd. 

Bedrukt papier (hardcopy) speelt een steeds beperkter rol in de communicatie tussen advocaat en partijen. De informatiestroom verloopt steeds vaker digitaal. Niettemin blijft de ‘structuur’ van een document gehandhaafd, al was het maar om de leesbaarheid.  

Op deze ontwikkeling wordt op verschillende manieren ingespeeld:

  1. Voor alle sjablonen wordt ook een zogenaamde ‘digitale’ versie gemaakt, waarin kantoorlogo, kantoorgegevens, advocaatnamen enz. zijn opgenomen. Dit alles indien gewenst ook weer gedifferentieerd per advocaat. In feite wordt -in MS-Word- per soort papier (briefpapier, procespapier, volgpapier, formulieren enz.) het vroeger door de drukker geleverde papier ‘nagemaakt’.

  2. Alle gemaakte documenten kunnen op eenvoudige wijze -gebruikmakend van de mogelijkheden die MS-Office hiertoe biedt- als pdf/a bestand worden opgeslagen. (Dit bestandsformaat is immers een voorwaarde om met de Rechtbank te kunnen communiceren.)

  3. Voorzien is in een dossier-gerelateerde koppeling binnen MS-Outlook. Op deze wijze kunnen uitgaande en inkomende emailberichten -al dan niet voorzien van bijlage(n)- worden opgeslagen in bij het (actieve) dossier behorende sub mappen. Desgewenst kan -per advocaat- voor een per relatie gedifferentieerde opslag worden gekozen.

  4. Het systeem kent een overzicht van recent gebruikte dossiers per gebruiker. Hiermee is het mogelijk snel -binnen MS-Word- van dossier te wisselen, zonder dat eerst moet worden teruggeschakeld naar AdvoPerfect voor Office. 

    CARE Consultants ontwikkelt en onderhoudt koppelingen met Microsoft Office sedert 1992. De programmatuur is in meer dan vijfentwintig jaar door honderden advocaten en hun medewerkers naar volle tevredenheid gebruikt. Kantoren kunnen een gebruikersovereenkomst afsluiten, waarvoor per jaar voor de eerste advocaat € 120,00, en voor elke volgende advocaat € 60,00 wordt berekend. Voor aanpassing van sjablonen, modeldocumenten en online ondersteunende werkzaamheden  wordt een uurtarief van € 120,00 gehanteerd. Voor eerste installatie en uitleg wordt maximaal 2 uur berekend. Genoemde bedragen zijn excl. 21 % btw.

Voor informatie kunt u ons contact formulier invullen.

Pieter Boonstra'

René Seijnaeve